Уважаемые собственники!
Правление СНТ продолжает работать над улучшением прозрачности и отчетности в своей деятельности. Мы рады сообщить, что завершили создание открытой части сайта и начали разработку закрытой, защищённой зоны.
Сейчас проводится тестирование закрытой части.
Почему это важно?
Открытость — наш приоритет, но мы также должны защищать данные поселка и его жителей. В последнее время случаи использования конфиденциальной информации в ущерб интересам поселка показали, что нам необходимы более строгие меры безопасности.
Сегодня мы завершили подготовительный этап формирования операционной эффективности работы СНТ:
- Внедрена система учёта 1С Садовод. Актуализированы данные 90% собственников СНТ.
- Запущен сайт-визитка СНТ. Готовится вторая волна — запуск закрытой части.
- Введён в эксплуатацию с 01.12.2024 электронный архив для работы Правления и ревизионной комиссии (РК).
- Разработан и внедрён алгоритм работы с должниками СНТ.
- Запущен и работает процесс информационных уведомлений собственникам СНТ
Что сделано и что впереди по веб сайту?
- Открытая часть сайта уже доступна всем. Это своеобразная «визитка» поселка с общей информацией.
Мы ждём ваши предложения и замечания по улучшению сайта. Пишите нам в личные сообщения! - Закрытая часть сайта создаётся для собственников участков. Здесь будут размещаться важные документы и детальная информация.
Регистрация для доступа к закрытой части начнётся в декабре 2024 года. Ссылки для входа будут отправлены на проверенные email-адреса собственников земельных участков.
Регистрация жителей планируется в 2025 году, с соответствующим набором «доступов» к контенту документов СНТ.
Уровни доступа на сайте для собственников и жителей:
- Собственники: смогут просматривать информацию о коммунальных услугах, сметах, собраниях и других материалах.
- Члены СНТ: дополнительно смогут предлагать инициативы для обсуждения. Инициативы будут рассмотрены, если их поддержат не менее 20% членов СНТ.
- Члены правления и ревизионной комиссии: получат доступ к специальным разделам сайта.
- Жители – смогу просматривать различные темы по сайту, включая закрытую его часть, но без доступа к документам СНТ.
Что изменится в работе с документами в СНТ?
- С 1 декабря 2024 года запускается электронный архив, соответствующий требованиям госархива в области хранения бумажных документов и систем электронного хранения (СХЭД).
- Все обращения теперь отправленные на email подлежат обязательному хранению. Такие письма приравниваются к бумажным заявлениям и будут сохраняться в электронном архиве в карточке собственника участка.
- Документы СНТ оцифрованы и упорядочены. Поиск нужной информации теперь занимает всего несколько минут.
- Документы, помеченные для публикации будут загружены в закрытую часть веб сайта. Как следствие обещаний Правления о создании прозрачной среды управления СНТ.
Финансы
Внедрение системы 1С Садовод значительно сократило количество ошибок в начислениях. Если летом 2024 года СНТ получало по 80–90 жалоб в месяц, то в ноябре их было всего 3. Это свидетельствует об успешном переходе от управляющей компании к собственному управлению. Этап нормализации финансовой функции завершен.
Если у вас есть вопросы по начислениям, пишите нам:
- На email, с которого приходят квитанции.
- В личные сообщения председателю в WhatsApp.
Работа с должниками
С новой финансовой системой и электронным архивом узнать задолженность каждого собственника можно за 1 минуту (ранее это занимало недели). На данный момент общий долг поселка составляет 3,2 млн рублей, и сегодня уже есть тренд на сокращение этой цифры. Сегодня:
- Подано 3 иска в суд, готовятся 36+ дел.
- Подан иск о признании незаконным суждения собственника, что кадастровое объединение участков ведет к уменьшению платежа как для одного участка.
- Для тех, кто хочет решить вопрос мирно с задолженностью, мы предлагаем заключить соглашение о рассрочке погашения долга. (По итогам мягкой работы с собственниками, практика показала, что верить устным обещаниям о погашения — нельзя)
Важно: Если долг превышает 6 месяцев, и собственник не предпринимает действий для его погашения, Правление обязано принять меры в рамках установленного регламента согласованного и утвержденного в Августе 2024 года.
Почему важно обновлять данные собственникам?
Ежегодно члены СНТ должны подтверждать или обновлять свои контактные данные. Многие этого не делают, что является нарушением их ответственности как собственника и члена СНТ.
Это необходимо для своевременного информирования о важных изменениях в СНТ. Особенно это важно для тех собственников, которые не могу ознакомиться с информацией на информационной щите СНТ.
Почему то, что мы делаем сегодня, важно для СНТ завтра?
- Сведения о собственниках:
- Формирование бюджета СНТ. Получение обратной связи от 250+ участников это сложная техническая задача, которую невозможно реализовать с использованием только собраний собственников и электронной почты.
- Оперативное информирование и сбор обратной связи.
- Эффективное управление бюджетом и контроль задолженности, и предотвращение её перехода в категорию невозвратной.
- Работа с собственником в области финансовых начислений, предоставления информации и отработка их обращений.
- Каналы коммуникации:
- Email: утверждённый уставом доверенный канал для информирования собственников и сбора обратной связи. Он имеет ряд технических ограничений, но именно работа email сегодня закрывает большую часть «формальной работы» и позволяет оставить прозрачный для возможного аудита след в информационном пространстве.
- Веб-сайт: позволяет публиковать материалы без ограничений по объёму, собирать обратную связь и идентифицировать авторов инициатив для обсуждения на общих собраниях. Веб сайт в будущем снимет ограничения, которые есть в Email сообщениях и свяжет инициативных собственников на одной площадке.
- Электронный архив и физический архив:
- Целостность хранимых документов обеспечивается в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ, Налогового кодекса, РСБУ и госархива.
- Документы, которые ранее терялись или долго искались, теперь оцифрованы и хранятся с возможностью мгновенного доступа к их содержанию.
- Архив позволяет быстро собирать данные для подачи в суд, подготовки исков и финансовой отчётности, а также подготовки справок для собственников и Членов СНТ.
Электронный архив станет удобным инструментом работы для Правления, РК и юриста СНТ. Первичные бухгалтерские документы теперь попадают в архив вместе с бухгалтерскими проводками, что обеспечит прозрачность и точность учёта. Для жителей это гарантирует сохранность документов об их участках и обращениях, а также подробность отчетов Правления для собственников СНТ.
Сегодня мы еще не завершили цикл мероприятияй повышения прозрачности работы, но сделали уже многое, уже каждый собственник может оценить скорость реакции на финансовые обращения и предоставление интересующей его информации. Мы работаем над повышением скорости по всем типам обращений и совсем скоро мы завершим и этот этап нашей работы.
Спасибо за вашу поддержку и сотрудничество!
Если у вас есть вопросы или предложения, пишите нам.
С уважением,
Правление СНТ